云南昆明档案扫描数字化加工
2021-11-01 09:11:34

文书档案的分类与整理步骤

天下有汉,大道至简。

什么是文书档案?文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的,由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等。

1分类

文书档案分类主要运用年度、机构或问题、保管期限三个因素组合形成不同的分类方案。《归档文件整理规则》建议的文书档案分类方案主要有年度一机构(问题)—保管期限、年度—保管期限—机构(问题)两种三级分类方法。同时提出,文件量少的单位可以采用"年度—保管期限"的二级分类方法。

在年度之下保管期限排在前面,便于档案移交。在各个年度内可以比较大块地搬动同一保管期限的档案,倒架调整的麻烦比较少。

在年度之下机构(问题)排前面,便于检索查找。因为查找档案的角度以问题为多。一般是查某一问题,或者查某一机构中的某一问题。先排机构(问题),在其下分保管期限,就意味着机构(问题)的档案集中排列。

2归类

在确定文件材料属于归档范围,并判定保管期限之后,就可以将文件材料按照分类方案放置到相应的位置。

1.年度

文件形成单位一般是以年度为单位制定工作计划、开展工作和进行总结。把一个年度的文件材料放在一起,有利于分析研究一个单位逐年的发展变化,同时也方便按年度查找文件材料。按年度分类整理也与各单位的文书处理工作同步,便于开展文件材料的收集、整理和移交工作。

年度分类时按文件形成(签发日期)或处理(办结、闭幕)的年度归类,不是按文件内容针对的年度归类。

确定跨年度文件的归档年度一般以文件签发日期为准,确定归档年度。对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件,统一按文件签发日期判定其所属的年度。跨年度形成的会议文件归入闭幕年。跨年度办理的文件归入办结年。当形成年度无法考证时,按其归档年度确定年度,并在附注项加以说明。

2.机构

档案是在单位内部各机构工作活动中形成的。把同一内部机构形成的文件材料放在一起,能够较好地保持文件之间的历史联系,便于利用档案考察历史。同时,文件材料按机构归类的标准也比较客观明确,分类简便易行。

按机构分类就是按文件形成或承办机构(接近公文字号中的机关代字)设置类目,进行文件材料的归类。涉及多部门形成的归档文件,归入文件主办部门。

3.问题

按问题分类就是按文件内容反映的工作内容设置类目和进行文件材料的归类。如,党群类、业务类、行政类、科技管理类等。这里的问题是概括性比较强的"大问题",不是单一的"小问题"。

机构分类法与问题分类法应选择其一适用,不能同时采用。

4.保管期限

和年度一样,对档案进行保管期限划分,将档案归入某一个保管期限是文书档案管理必要的工作内容。

规模较小或公文办理程序不适于按机构(问题)分类的立档单位,可以采取年度—保管期限的方法进行两级分类,但仍然保留了年度和保管期限两个常规的必要的分类项目。

3件的排序

文书档案在分类方案的最低一级类目内按文件形成时间顺序结合事由排列。所谓最低一级类目就是分类方案中排在最后的一个类目。如,年度一机构(问题)一保管期限,其中保管期限就是最低一级类目。

事由是一件具体的事,或一个具体的问题,或一段较紧密的工作过程,同一事由的归档文件应集中排列在一起;同一事由内归档文件按照文件形成时间顺序排列;不同事由的归档文件应按照时间顺序排列;会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

运用计算机档案管理系统可以很容易地检索查询某一事由的文件。运用计算机档案管理系统的单位可以采用在分类方案的最低一级类目内单纯按文件形成时间顺序排列文件的方法,不需要再结合事由排列。这样更"傻瓜",档案整理效率更高。

4件内稿本的排序

正本(印件)在前,定稿在后;正文在前,附件在后;转发文在前,被转发文在后;原件在前,复制件在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后。

有文件处理单或发文稿纸的,文件处理单在前,收文在后;正本在前,发文稿纸和定稿在后。

5档号的编制

在档案整理中文件的编号称为"档号"。档号是根据档案分类方案和文件排列顺序编制的。

文书档案的档号结构是:全宗号—档案门类·年度—保管期限一机构(问题)代码—件号

全宗号是国家档案馆给每一个进馆全宗编定的固定号码,用4位数字或者字母与数字的结合标识,凡具有社会独立性的组织或个人,其所形成的档案就可以构成一个全宗。这样的组织或个人在档案学术语中称为"立档单位"或"全宗构成者"。

档案门类代码由2位汉语拼音首字母标识。

国家档案局 2014 印发的《数字档案室建设指南》规定各档案门类的代码为文书∶WS,照片∶ZP,录音∶LY,录像;LX,科技∶KJ,专业∶ZY。

2019年1月日起施行的《机关档案管理规定》提出了类别设置及其代号的意见;机关档案门类宜按照文书(WS)、科技(RS)、会计(KJ)、专业(ZY)、照片(ZP)、录音LY)、录像(LX、业务数据(SJ)、公务电子邮件(YJ)、网页信息(WY)、社交媒体(MT)、实物档案(SW)设置一级门类代码。按照科研(KJ·KY)、设备(KJ·SB)设置科技档案二级门类代码。档号编制方法统一有利于信息交流共享。

年度为文件形成年度。年度以4位阿拉伯数字标注公元纪年,如"2021"。

保管期限分为永久、定期30年、定期10年,分别以代码"Y""D30""D10"标识。机构(问题)代码∶机构(问题)代码采用3位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识,如办公室代码"BGS"等。归档文件未按照机构(问题)分类的,应省略机构(问题)代码。

件号∶件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号,用4位阿拉伯数字标识,不足4位的,前面用"0"补足,如"0026"。

比如:**省科技厅全宗文书档案 2019年永久保管期限的办公室第一件归档文件的档号∶

0173—WS·2019—Y-BGS—0001 这里的点是中间点,线是短横。

档号如同人们的身份证号将伴随档案的"一生",它既可以作为档案定位的字符,又可以作为档案检索的条件。它会出现在计算机档案目录数据库中,也会出现在归档文件目录之中,还将成为文件归档章的主要信息元素。

6加盖归档章

归档文件应在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。

归档章应将档号的组成部分,即全宗号、年度、保管期限、件号,以及页数作为必备项,机构(问题)可以作为选择项。归档章中页数用阿拉伯数字标识。保管期限也可以使用"永久""30年""10年"简称标识,机构(问题)也可以用"办公室"等规范化简称标识。

电子文件可以由系统生成归档章样式或以条形码等其他形式在归档文件上进行标识。

7编制归档文件目录

归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录。归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时,对复文的编目应体现来文内容。一般在备注栏中标注复文二字及其文号。

归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目。

序号∶填写归档文件顺序号。

档号∶档号按照前述方法编制。

文号∶文件的发文字号。没有文号的,不用标识。国家档案局令第8号,"令第8号"是文号;会议纪要填全项目,如"会议纪要〔2016〕 2号"。会议材料之二、简报第三期、图纸第4号不是文号,不宜填入文号栏,可在题名或备注栏中体现。联合行文、关联件(如,请示的批复件)在备注栏填互见号。

责任者∶制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者。多个单位联合行文时,至少选三个单位著录,其中本单位列于责任者的首位,三个之外的单位用等字外加方括号"【 】"表示。责任者为个人的,个人后加方括号,内填职务、职称或其他身份。无责任者,考证后加责任者,外加方括号。表格的责任者应为填报机关,而非制表机关。

题名:文件标题。没有标题、标题不规范,或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的,应全部或部分自拟标题,自拟内容外加方括号"【 】"。如,只标注"会议纪要""会议记录""提案"的,应当在这些名称前加上自拟内容外加方括号。

日期∶文件的形成时间。以国际标准日期表示法标注文件形成(即文件签发)的年月日,如 20181208。

密级∶文件密级按文件实际标注情况填写。没有密级的,不用标识。填写汉语拼音代码或汉字代码,如"机密"或"JM"。标注保密期限的,应同时填写保密期限,如"机密1年"或"JM1年"。对已升、降、解密的文件,应填写新的密级。归档文件没有密级的,此项目留空即可。

页数∶每一件归档文件的页面总数。文件中有图文的页面为一页。备注∶注释文件需说明的情况。

归档文件目录目录表格采用 A4幅面,页面宜横向设置。

归档文件目录除保存电子版本外,还应打印装订成册。装订成册的归档文件目录,应编制封面。封面设置全宗号、全宗名称、年度、保管期限、机构(问题),其中全宗名称即立档单位名称,填写时应使用全称或规范化简称。归档文件目录可以按年装订成册,也可每年区分保管期限分别装订成册。

8文件装订

永久保管的归档文件,宜采取线装法装订。页数较少的,使用直角装订或缝纫机轧边装订,文件较厚的,使用"三孔一线"装订。

永久保管的归档文件,使用不锈钢订书钉或浆糊装订的,装订材料应满足归档文件长期保存的需要。永久保管的归档文件,不使用不锈钢夹或封套装订。

定期保管的、需要向综合档案馆移交的归档文件,装订方式按照永久保管档案的装订要求执行。

定期保管的、不需要向综合档案馆移交的归档文件,装订方式可以按照永久保管档案的装订要求执行,也可以使用不锈钢夹或封套装订。

9编页

纸质归档文件一般应以件为单位编制页码。页码应逐页编制,宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

文件材料已印制成册并编有页码的;拟编制页码与文件原有页码相同的,可以保持原有页码不变。

10装盒

将归档文件按顺序装入档案盒,并填写档案盒盒脊及备考表项目。不同年度、机构(问题)、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。

11填写备考表

备考表置于盒内文件之后,项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期。

盒内文件情况说明∶填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

整理人∶负责整理归档文件的人员签名或签章。

整理日期∶归档文件整理完成日期。

检查人∶负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章。

检查日期∶归档文件检查完毕的日期。

12排架

归档文件整理完毕装盒后,上架排列方法应与本单位归档文件分类方案一致,排架方法应避免频繁倒架。

归档文件按年度一机构(问题)一保管期限分类的,库房排架时,每年形成的档案先按机构(问题)序列依次上架,在机构(问题)内再分保管期限排列。

归档文件按年度一保管期限一机构(问题)分类的,库房排架时,每年形成的档案先按保管期限依次上架,在保管期限内再分机构(问题)排列。

上一篇:问档丨关于数码照片归档的几个问题
下一篇:什么是档案数字化?档案数字化操作流程