云南昆明档案扫描数字化加工
2021-12-27 17:41:19

数字化扫描工作中存在的问题

汉大科技,让档案更智慧

01软、硬件基础设施配套不齐全

软硬件基础设施是档案数字化建设过程中必不可缺的基本条件。很多单位档案管理员或负责人缺乏档案专业知识,同时经费下拨速度慢,不能及时到位,造成所需的一些档案数字化软、硬件基础设施配备不齐全,具体表现在:

① 扫描仪等信息利用设备的配备不足导致局限数字档案的利用,使得相当一部分数字化的档案无法识别。

② 购置的软件系统规范性、开发性、服务性、共享性较差,信息管理功能与信息通用功能缺失,不能适应档案信息资源共享的要求。

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02纸质档案数字化扫描成本过高

在大量的纸质档案扫描过程中,由于档案难易程度和标准不同导致单位不同程度遇到扫描成本过高的问题,扫描成本的增加必然会影响到整个档案数字化进程。扫描成本存在于扫描过程中的经济成本与时间成本方面,具体表现在: 

① 经济成本增加。扫描中的经济成本包括两方面,一是设备购置和维修成本,二是人力扫描工资成本。

② 时间成本过大。数字化扫描是一项细致繁琐的工作,硬件设备(扫描仪、计算机、存储设备等)、软件设备、人员操作熟练程度等都会影响到扫描时间成本。

03纸质档案数字化扫描范围的选择

纸质档案数字化扫描范围的选择会在很大程度上影响数字化工作的开展。单位在确定纸质档案数字化扫描范围时一般只是从实现网络查看原文和向档案馆移交档案范围两个方面考虑,在档案价值、档案保管、资金投入与产出等方面缺乏考虑,宽泛的范围致使在数字化处理工作中出现问题时难以找到针对性的解决方案,显得束手无策。

04纸质档案扫描过程不规范

纸质档案扫描录入工作流程主要包括以下几个环节:档案整理、扫描准备、正式扫描、图像处理。其中,档案整理和正式扫描是互相牵连又最容易出现问题的两个环节,主要表现为:

① 漏扫、多扫与重复扫描问题。由于档案整理不规范,扫描时扫描人员为了追求扫描速度很容易忽视扫描原件的内容,出现漏扫档案文件资料、大图纸信息、对列为不进行数字化处理的对象进行扫描和重复扫描同一份档案文件。

② 参数设置问题。虽然国家、地方规范标准对纸质档案扫描的色彩模式、分辨率等参数设置方面给出了原则性的规定,但这些规定均不是明确细致的,例如《纸质档案数字化技术规范》中提出“特殊情况下,如文字偏小、密集、清晰度较差等,可适当提高分辨率”。在档案部门实际扫描的工作中,文字大小、密集、及清晰程度都需要各单位扫描工作人员根据实际情况主观判断。

③ 数字化过程中对原件的损害问题。实施档案数字化扫描前,须对原有档案进行拆封、编号、标记等一系列的处理工作,此过程如操作不当会造成档案的损害与混乱。


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