企业在制定电子文件归档范围和电子档案保管期限表方面尚无现成的参考表,是制定中的一个难点,建议处理方法如下:
(1)有相应纸质载体的电子文件的归档范围和档案保管期限参照纸质文件确定,由于电子档案的存储高密度,在保管期限上可适当延长。
(2)形成时没有相应纸质载体但可输出纸质载体的电子文件,需要根据其价值界定归档范围和划分保管期限,其保管期限可参照同类纸质档案基础上适当放宽和延长,有条件时可输出纸质文件保管,但电子档案仍旧需要纳入归档范围。
(3)形成时没有相应纸质档案而且也无法输出纸质载体的电子文件和电子档案,应将其纳入归档范围,并全面鉴别其价值,保管期限可适当从长。
(4)要特别注意不能输出纸质载体的如三维电子文件的归档范围和保管期限表的编制。在这个过程中一定要按照一定的规则详细列举出电子文件的具体内容,并划定保管期限。
例如,ERP系统(企业资源规划管理系统)中的电子文件归档可作如下表列举和划定:
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
7.3 | 计划报表 | |
7.3.1 | 年度生产计划报表( DBF或XML格式) | 永久 |
7.3.2 | 月份生产计划报表( DBF或XML格式) | 30年 |
7.3.3 | 周生产计划报表( DBF或XML格式) | 10年 |
…… | ||
7.4 | 物料管理文件 | |
7.4.1 | 物料需求表 | 30年 |
7.4.2 | 入库记录 | 30年 |
7.4.3 | 出库记录 | 30年 |
…… |
切忌使用“参照纸质”进行表述。
企业PDM(产品数据管理系统)产生的电子文件的归档范围和档案保管期限表可作如下表列举:
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
7.3 | 产品设计三维数模 | |
7.3.1 | 整机装配数模 | 产品寿命加5年 |
7.3.2 | 全机零件数模 | 产品寿命加5年 |
7.3.3 | 导线缚设数模 | 产品寿命加5年 |
…… | ||
7.4 | 工装设计三维数模 | |
7.4.1 | 工具设计数模 | 30年 |
7.4.2 | 夹具设计数模 | 30年 |
7.4.3 | 模具设计数模 | 30年 |
…… |
切忌使用诸如“所有三维数模”进行表述。