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2021-10-29 09:18:54 《中国档案》2021年第9期 蔡盈芳

推进科学数据与科研档案的协同管理

天下有汉,大道至简。

2018年3月,国务院办公厅印发《科学数据管理办法》,对科学数据管理工作提出原则性要求。科学数据与科研档案关系密切,协调两者关系、推进两者的协同管理是全面贯彻落实《科学数据管理办法》的有效途径。

科学数据与科研档案的关系

科学数据是科学技术研究活动中取得并用于科学研究活动的原始数据及其衍生数据,是国家科技创新发展和经济社会发展的重要基础性战略资源。科技创新越来越依赖于大量、系统、高可信度的科学数据,是支撑国家科技创新的重要科技资源。科研档案是科学技术研究和管理活动中形成的,具有保存价值的文字、图表、数据、图像、音频、视频等。两者在管理上高度相关。

一是两者的来源及管理对象相同。根据《科学数据管理办法》定义,科学数据是指科学技术研究活动中取得并用于科学研究活动的原始数据及其衍生数据。根据《科学技术研究档案管理规定》,科研档案包括“探测、测试、观测、观察、野外调查、考察等的原始记录和整理记录,综合分析报告”“设计文件、图样,集成电路布图,工艺文件,计算文件,数据处理文件”,即科学数据是科研档案的组成部分。科研档案完全来源于科研活动,根据《科学数据管理办法》的定义,科学数据也是来自科研活动。因此,两者指向了同一个管理对象,都来自科研活动,有的科研项目的科研档案中,科学数据占到50%以上。

二是两者管理流程相同。根据对科学数据中心的调研,科学数据的管理流程是“汇(交)—管(理)—服(务)”,科研档案管理的流程是“收(集)—管(理)—(利)用”,管理本质是相同的。在管理中所使用的工具、方法等也基本相同。

三是两者管理目的相同。《科学数据管理办法》规定,科学数据管理的目的是提高科学数据的“开放共享水平”。《科学技术档案工作条例》规定,科研档案管理的目的是完整地保存和科学地管理科学技术档案,充分发挥科技档案在社会主义现代化建设中的作用。因此,两者管理目的基本相同,都是为了共享和利用。

国外科学数据与科研档案

协同管理思路

协同管理是指不同组织之间为实现某一目标,打破组织边界进行协作,从而大幅度提高效率的方法。正是因为科学数据与科研档案具有较强的关联性,所以在国外科学数据管理与科研档案管理工作存在协同,大量科学数据按照档案的方法来管理,接受档案人员的指导。

一是国际档案理事会职能体现了科学数据管理。作为档案工作的国际组织—国际档案理事会(ICA)下设有科学与研究数据委员会,专门负责科学数据管理学术研究和业务交流。该机构设在国际档案理事会下设的大学与研究机构档案处。该机构制定的《科学文件和数据管理与保存指南》,旨在为科研档案和科学数据管理普遍面临的存档和获取问题提供可行性建议,并致力于加强档案工作者与科研人员的合作交流。该指南系统阐释了当前国际上对科学数据开放共享的需求与缺乏存档标准和指南之间的矛盾,并从概念界定、法律背景、基于研究流程的文件数据识别与管理、长期保存和鉴定策略等几个主体部分展开,为相关科研机构和档案部门开展科学文件与数据管理实践工作提供引导。

二是在管理标准和平台上的协同。国外科学数据管理采用档案管理的标准,如美国国家科学基金会以依据档案理念制定的《数据长期保存指南》为标准管理科学数据。欧洲社会科学数据资料档案委员会提供档案与数据跨库存储,并实现国家语言和研究领域的社会科学数据的无缝访问。在技术平台上实现互操作。美国大气科学研究中心下设专门的档案管理机构对项目中产生的数据进行管理,同时与该项目下设的图书馆的信息资源通过一站式检索平台实现互操作。美国数据管理计划中有数据存档、利用权限建议。美国对科学数据是划定保管期限的,保存5年以上要提供长期保存策略。

三是国外有些机构实行的协同管理。大致有两种协同方式:方式一,委托式。即科学数据管理部门受档案部门的委托,代为履行保管科学数据档案并提供利用服务的职能;或者档案部门受科学数据管理部门的委托,代为履行科研档案数据保管和共享服务的职能。如NARA的政策规定,鉴于物理观测数据体量巨大,类型复杂,元数据需求多样,专业性突出,具有长期或永久保存价值的观测数据应由具备专业资质的科学数据中心持续维护,数据中心应发布数据收集和共享政策。作为负责保存永久档案的国家档案馆,NARA事实上将观测数据档案的保管委托给科学数据中心。根据《联邦文件处置法》的规定,文件保管期限表未经国家档案馆馆长的审批,任何一份文件不得被处置。在委托模式下,NARA依然履行监管职责,其专职的档案鉴定人员将对这些数据中心发布的数据收集和共享策略开展审查,并根据科学家意见对数据进行鉴定。方式二,业务集成式。即科学数据管理部门和档案部门在具体业务上开展合作,如共同开设某个主题的展览,共同开展科学数据出版,共同开展管理系统建设和工具应用等。业务集成式非常灵活,实施相对容易,可能是未来分布最广的科学数据和科研档案组织协同模式。美国地质勘探局(USGS)就采用了这样的协作模式。在管理对象上,其科学数据被认为是联邦文件,从而将数据纳入文件档案管理的范畴;在管理职责上,USGS在每一个组织级别都设置数据管理的岗位,专门从事数据管理工作,其职责之一就是确保满足官方机构文件档案管理要求;在管理流程上,“处置”作为文件档案管理的专业性活动,被集成到“保存”这个科学数据管理环节中。

他山之石可以攻玉。国外的实践案例证明,科学数据与科研档案是可以实现协同管理的。

在单位层面推进科学数据

与科研档案的协同管理

科学数据和科研档案是包含与被包含的关系,具有协同管理的基础。根据调研,我国科学数据和科研档案管理远未达到协同,并因此导致许多问题。

随着科研活动的信息化,科研档案载体形式及科技信息资源的利用方式、利用需求都发生了重大的变化。面对实现“两个一百年”奋斗目标宏伟蓝图,贯彻党中央、国务院对科技创新工作要求,加强科研档案、科学数据管理,促进国家创新能力和本单位创新能力提升,是档案部门、科技部门面临的一项重要的课题。作为基层档案部门,应从以下几个方面实现科学数据与科研档案的协同管理:

一是建立业务协同监督指导机制。将科学数据纳入科研档案监管范围,可由档案主管部门和科技主管部门共同或单独由档案主管部门履行科学数据管理业务监督指导职责。发生科学数据丢失、损毁等现象,应按照档案管理规章制度进行处罚。

二是依托本单位档案机构开展科学数据管理业务。由于科学数据在管理流程上与科研档案管理基本相同,基于当前法人科学数据中心建设尚未开展的情况,可依托现有的档案部门开展本单位科学数据中心建设,把档案机构建成既承担科研档案管理又承担科学数据管理的机构。档案部门有库房,有信息系统,有管理方法,有人员,稍加改造,便可承担科学数据中心职能。

三是实现机构业务互认。如已建成的科学数据中心,可受档案部门委托开展科学数据的归档、保管、利用等业务。对于专业性强的科学数据或建有科学数据中心的单位,科学数据进入科学数据中心可视同归档,只需将目录移交档案部门。但档案部门有权对存于科学数据中心的科学数据管理情况进行监督检查和指导,有权将这些科学数据作为档案进行管理和利用。

四是建立业务协同机制。(1)建立协同汇交机制。即将科学数据归档汇交和数据汇交并为一次汇交。具体做法是先由科研部门通过归档实现科学数据向档案部门移交,档案部门对数据进行真实性、可用性审核、归档,然后由档案部门根据汇交方向将科学数据向学科或专业科学数据中心移交,这可大大减轻科研人员汇交数据的工作量。(2)建立数据协同保存机制。即将在专业上失去共享利用价值但尚未到档案保管期限的科学数据,根据其保管期限,可从数据中心转移进入档案部门继续保存。这既可以减轻科学数据中心的管理负担,又可以使失去科学研究价值的科学数据继续发挥其文化和历史价值。因为,科学数据作为科研活动的真实记录,反映了科研人员的科研精神和价值追求,具有重要的历史和文化价值。(3)建立信息协同共享机制。即实行档案部门与科学数据管理部门共享科研项目信息,减少科学数据汇交时的背景信息汇交。科研数据管理和利用经常需要科研项目背景信息作为支撑。为方便科学数据管理和利用,当科学数据中心需要科研档案了解科研数据的背景信息时,档案部门应给予支持和提供便利。可按权限将科研档案信息向科学数据中心共享。由于科学数据中心能方便地获得科研项目的背景信息,可减少科学数据汇交时的科研项目背景信息的提供,以减轻科研工作者汇交数据时的工作量。(4)建立安全管理协同机制。即建立档案部门与科学数据管理部门在科学数据上的互备份机制,将档案部门作为科学数据的异地离线备份地,将科学数据中心作为科研档案的异地备份地,从而加强科研档案和科学数据的安全管理。

五是建立协同管理平台。有条件的单位可开发功能合一的管理平台,实现科学数据和科研档案管理平台统一。已分别建有科学数据管理平台和科研档案管理平台的单位,应实现平台数据的互操作。对无法实现互操作的,实现互链接。全国制定统一的科技信息资源管理平台功能规范。

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