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2021-11-11 09:51:52

企业档案三种管理模式分析

天下有汉,大道至简。

民营企业档案管理模式分析

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摘 要:对于我国而言,民营企业是国民经济中的重要组成部分,但是民营企业的档案管理水平却不够理想。由于档案的管理模式相对落后,还会造成整个企业的发展受到制约。因此,需要结合企业现有的规模、企业文化和制度以及企业不同的发展阶段来对企业档案管理模式进行改善,从而使得民营企业更加适应市场经济。

关键词:民营企业;档案管理;管理模式分析

随着我国经济不断发展,相关体制改革不断地深化,民营企业逐渐发展起来。但是从调查可以看出,民营企业的档案管理工作还不能适应民营企业的发展需求,一般存在档案管理工作不规范,工作出现滞后的情况。因此,对民营企业的档案管理模式进行研究探讨,实现民营企业和档案工作的共同进步对于企业而言具有深远意义。这不仅可以满足企业档案管理工作的进步,还能使企业稳定长久的发展。

1 民营企业档案管理的问题

 1.1 档案管理存在的问题

许多民营企业的档案管理意识相对薄弱,档案管理部门经常被兼并。因此,档案的管理缺少专业的人员跟进,从业人员的不固定在一定程度上制约了档案管理工作的开展。民营企业对于档案管理缺乏正确的认识,因此会使得管理工作跟不上实际的步伐。由于民营企业的性质,许多工作人员没有对档案管理工作重视起来。管理层对于档案的认识程度较低,且缺少相应的法制意识。档案管理内容十分单一且缺乏先进的手段。由于现有的管理体制的问题,人力资源方面也缺少相应的力度,对于档案的基础管理薄弱,缺乏一定的管理战略,对于文化管理没有正确的重视,档案管理制度不够健全。这些问题对民营企业的档案管理工作造成了一定的影响和制约。

档案管理的运行机制需要得到优化,因此,需要对档案管理工作进行有效的规划,推进管理工作科学的实施,从而构建相对安全的管理新体系。新的发展时期要求了档案管理模式的推陈出新,对于旧的管理模式可以更新后再利用,精简型的档案室将会严重影响到企业档案的信息资源和价值的开发。

1.2 档案操作层存在的问题

由于许多民营企业的档案管理人员缺乏一定的专业知识,而且在平时的工作中,不能积极地学习,补充专业知识水平的缺陷,造成档案管理工作的效率大大降低。档案的信息内容较多,对于档案管理者有比较高的需求,这需要民营企业对档案管理人员加强培训,并促进他们在实践中更好地掌握好相关技能,能够更好更快更精确地完成好档案管理工作。企业应该对档案管理的工作更加重视,并通过一定的绩效评分以及奖惩制度来对档案管理工作进行评估。档案管理人员在调离之前需做好交接工作。另外档案行政部门缺少相应的指导,行政部门没有对档案资源进行整合配置并建立相关的监管机制,使得档案管理业务具有他的指导力度以及效果。

2 民营企业档案的管理模式

2.1 集中管理模式

1)集中管理模式的特点。企业所有的档案信息都在中心档案馆中,所有档案都集中在一起进行统一管理,实现档案管理的权力集中,领导统一、分级集中、各负其责是民营企业档案管理机制的理想模式。企业档案管理制度与标准都有相应的专业人员进行制定,使其更加先进科学。集中统一地管理档案可以实现宏观的管理,发挥公司的主动性。企业档案管理的规范化可以通过相应的组织、责任以及制度方面的有效建立来得以实现,整个公司的档案管理水平都得到了一定的提升。档案管理工作的系统可以实现企业档案资料得以保存和有效利用。

2)档案在集中统一的管理过程中,一般要建立中心档案室,使所有档案都能完整、安全地保存,并结合民营企业自身的实际情况,制定下相应的档案制度,是所有档案都能够被统一领导,并涵盖了统一的制度标准,从而把档案的管理工作上升至民营企业管理工作的高度。

2.2 分散式管理模式

1)分散式档案管理的特点。分散式档案管理模式是将档案的管理以及使用权都分派给各直属部门,整个管理相对灵活,提高了档案的使用便利程度。档案管理人员可以根据各个部门的实际情况,设立相应的档案管理模式以及管理机构,实现由统一领导,分级管理,各负其责的管理模式。使整个档案管理体系职责分明。分散式的档案管理模式会让每一个下属部门都能够拥有档案的管理权,这样可以促使各个部门的职业更加明确。由于直属部门都各自独立地进行着档案管理,管理的密度相对较高,可以通过详细地记录档案的录入以及后期使用情况来更加仔细地了解到档案的状态。

2)分散式管理模式下的档案处理工作主要是需要专门的档案员来登记档案的信息,然后再把这些档案资料都存于各个责任部门上,也就是档案需要下方到各个职能部门进行保存。这些部门都有一定的档案使用权和管理权,在大体形式上完善档案的借出归档的手续,并要求各个部门必须要遵循档案管理制度,各个部门根据自身情况,制定出合适的档案管理方法。在企业中与集中统一管理模式比较而言,并没有统一的中心档案室,从总体上来看企业的档案并不集中,但档案的总负责人可以根据档案的借出以及使用情况,来进行档案的总体管理,也突出了档案的集中监控方式。

2.3 协作式档案管理模式

1)协作式档案管理模式的特点。协作式档案管理模式主要是结合来了统一的领导以及分散的管理。民营企业在档案管理的制度、标准以及领导上都是统一的,而档案确实由各个部门分层、分级、分类进行分别的集中管理。在企业的全面指导之下进行相关的档案管理。如果下级部门出现了管理问题,需要和企业相关的领导部门进行协调解决。在管理层次上,他主要是呈现着多样化的特征,档案的管理工作由多个部门共同协调负责,利用一体化的管理体制可以实现档案管理水平的提高,从而实现共享信息资源。另外,还存在着网络化的管理特点,每个部门之间的档案管理机构可以通过某种方式连接起来,并实现对档案的集中管理,既可以共享档案的资源,还可以提高企业档案的高效管理水平。

2)协作式的档案管理模式需要企业建立中心档案室来对档案的资源进行集中管理,档案的实件可以根据实际情况,存放在中心档案室进行集中管理,还可以存放在社会化的管理机构。协作式的管理模式需要灵活的管理机制来实现网络化的档案管理平台,从而提升档案的管理水平。

3 总结

作为国民经济的重要组成部分,民营企业需要结合自身的实际情况以及企业不同的发展阶段来对企业档案管理模式进行进一步的改造完善。

参考文献

[1]张淯.知识管理背景下民营企业档案管理信息化建设研究[D].南昌大学,2014.

[2]王富宇.民营企业档案管理现状调研[D].黑龙江大学,2015.

[3]祝亚英.民营企业档案管理模式形态综述[J].统计与管理,2015(04):127-128.

作者:张琪(转载仅做分享交流,侵权请联系删除)

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