云南昆明档案扫描数字化加工
2022-04-19 09:25:15 《档案管理》2022年3期 作者/赵湘渝

智能化技术在档案信息化建设中的应用现状与对策分析

汉大科技,让档案更智慧

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摘要:智能化技术在档案信息化建设中的应用是大势所趋,今天的档案人如果还停留在纸质档案管理的认知理念上裹足不前,就不会主动将档案信息化和智能化技术应用到档案工作中,就会错失发展档案事业的大好时机。摩尔定律表达了IT产业呈指数级迅猛发展的过程,信息技术飞跃式、颠覆式发展直接推动了智能化技术在全社会各领域的应用,它催生出了人类社会的人工智能技术革命。即:计算机的超算能力 + 大数据应用 + 精准模型算法产生了“机器智能”[1],机器智能 + 万物互联 + 5G技术的融合,成就了智慧档案馆——全自动智能化档案信息服务平台,它能为利用者提供24小时远程、高效、便利的档案信息服务。

智能化技术   在档案信息化建设中的应用现状与对策分析

在科学技术日新月异,万物互联将人与物连接起来的时代,人类社会产生的海量大数据可以被价值挖掘,机器智能赋能新时代档案事业发展已经向我们走来,将智能化技术应用到档案信息化的收集、管理和利用领域,是当前档案工作者义不容辞的重要任务。


一 什么是信息化?怎样实现档案信息化?

信息化是以现代通信技术、移动互联网技术、物联网技术、大数据、云计算、计算机硬件发展和软件开发等技术为基础,针对研究对象需要解决的实际问题,将相关要素融合后形成协同驱动的解决方案,从而帮助人们提高工作、生活、学习等方面的质量和效率。档案信息化是将传统载体档案转化为可被计算机识别的数字档案,数字化档案方便了档案信息的传递、分享和利用。档案信息化将档案管理模式从以实体档案的保管和利用为主,转变为以档案信息的数字化存储和提供网上档案信息服务为主,档案信息化建设将促使档案工作走向数字化、网络化、社会化和规范化。


二 什么是智能化?建设智慧档案馆意味着什么?

智能化是指事物在移动互联网、大数据、物联网和人工智能等技术的支持下,所具有的能动的满足人们各种需求的属性。智能化技术应用向全社会各领域的渗透是不可逆转的大趋势,智慧档案馆就是这种智能化的事物,它将传感器、物联网、移动互联网、大数据分析和人工智能等技术融合应用到档案管理和服务中,从而实现档案信息资源的有序整合、协同共享和高效利用,它能动地满足利用者和管理者的各种不同需求。智慧档案馆是在档案的收集、整理、归档、利用、统计、编研、鉴定及销毁的全过程中,形成一整套智慧化、自动化、整体化的档案管理解决方案,它实现了跨时空档案信息资源共享,它能为利用者提供“精准推送”的档案信息服务,它是一个实现了人与人、人与物、物与物互联互通的档案管理与服务集成系统。


三 智慧化的物质基础是电子神经元,智能化技术在档案信息化建设中应用的关键是掌握机器智能技术。

信息技术能将文字、图形、声音、视频等不同类型的模拟信号,转变成可被计算机识别、读取和计算的数字信号。物联网技术的发展将为世间万物装上微型芯片传感器,这是为世间万物添加上感觉器官、神经末梢和智慧大脑。万物互连互通后生产的、呈指数级增长的海量大数据,已经远超了人脑即时处理的能力。面对复杂的、快速变化的、要求实时处理的系统性问题,自然人仅凭与生俱来的大脑和后天学习的本领,已经无法驾驭和实时处理好万物互联后生产的海量大数据问题。出路只能是应用现代科技成果,构建智慧档案馆——全自动智能化档案信息服务平台。

物联网所产生的海量大数据凸显四大特点:一是物联网产生的数据量巨大;二是物联网要求的反应速度快捷;三是物联网产生的数据是实时发生的数据;四是万物互联的多源性决定了物联网数据的多样化[2]。智慧档案馆——全自动智能化档案信息服务平台,要面对成千上万的社会公众服务量,要及时处理和对接好庞大的数据信息,都要求必须做到快速反应,即:快速模式识别;快速进行分析判断;快速形成解决方案;快速完成信息交互;快速行动执行到位。智慧档案馆是通过物联网连接到档案资源,全自动智能化档案信息服务平台是通过互联网连接到社会公众,不论是万物互联的智慧档案馆,还是面向公众开放的全自动智能化档案信息服务平台,如果采用人工手动操作方式来管控该系统,就会大大降低该系统的运转效率,甚至于造成该系统的运转瘫痪;如果要确保该系统的正常运转,就必须构建一套封闭的、与全自动智慧化服务相匹配的机器智能应答系统。

为什么必须选择机器智能助力档案管理与信息服务呢?机器智能的核心是电子神经元,电子神经元虽然是模仿人脑神经元的简化版,但是电子神经元的某些“特异性能”远超了人脑神经元。具体表现为:一是人类受自身感觉器官的限制,自然人的感知范围和能力很有限;而人工智能是依靠人类创造发明的各种传感器来感知世间万物的,随着传感器技术的进步将不断拓展对外界的感知范围和能力。二是人脑神经元相互之间传导的成功率只有30%,而70%的人脑神经元相互之间的传导会因为“干扰”“遗忘”“漏电”等因素的影响而“丢失”;而电子神经元相互之间的传导是稳定的、可控的、确定的,不会出现信号衰减和“丢失”情况。三是人脑神经元的触发依靠的是蛋白质,每秒只能触发200多次,传导速度也只有每秒120多米;而电子神经元的触发可达每秒10亿次,传导速度可达每秒3亿米,电子神经元比人脑神经元的触发快500万倍,电子神经元比人脑神经元的传导速度快300万倍[3],在触发速度和传导速度上电子神经元的性能远远超过了人脑神经元,也就是说合成到芯片里的电子神经元,就被赋能光速传输速度和每秒百万亿次的计算能力。在信息技术已将智能化问题演变成为数据计算问题后,针对确定的可计算智能化问题,选择机器智能来助力档案管理和档案信息服务工作,可以收到事半功倍的惊艳效果。


四 智能化技术在档案信息化建设中的应用现状

机器智能技术在档案馆有着广阔的作为空间,利用机器智能技术来优化和改进档案工作,可以提高档案利用效率和管理水平。例如:由档案目录搜索系统到档案内容关键字搜索的应用中,机器智能搜索技术可以在万物互联的海量大数据中直接搜索出“目标答案”,机器智能还可以搜索出与“目标答案”相近的“疑似目标答案”供查阅者挑选确认。档案工作者只须及时将档案信息资源添加到智慧档案馆——全自动智能化档案信息服务平台上,让机器智能搜索技术成为帮助人们提升高效服务、便利服务和智慧服务的有效手段。

机器智能技术发展到今天,在许多方面的本领正在逼近或者已经超过了人类精英的极限能力,特别是在处理数据信息的能力和速度方面,做得远比人类精英更好、更快、更精准。又例如:在发现档案利用需求和提供档案信息推送服务的应用中,在智慧档案馆——全自动智能化档案信息服务平台上,不仅能让利用者随时、随地、便利地获取档案信息,而且机器智能技术还可以从利用者查阅利用档案信息的“浏览痕迹”中,感知到利用者个人希望关注的“兴趣对象”,从而为利用者主动推送希望关注的档案信息。传统的档案信息利用模式是利用者单向寻找所需的档案信息,而智慧档案馆——全自动智能化档案信息服务平台是将档案信息主动对接给利用者,是实现了“人找信息”与“信息找人”同时并举的创新模式。

再例如:当人工智能面对的是可计算、重复式、提升机器智能聪明才智的智慧问题时,机器智能的优势就凸显出来了,因为机器智能可以通过神经网络深度学习技术,来不断优化出更加精准的数学模型算法;可以做出功能更加强大的服务器来提升计算机的运算能力;可以在服务器上运行更加聪明、更顺溜的软件程序;全世界的IT精英正在通过创新突破来不断提升机器智能的聪明水平,机器智能以数据驱动的方式能够得心应手地推演出或操控住智能问题的整个解决过程。所以,我们应该促进智能化技术在档案信息化建设中的应用,积极构建以机器智能技术为核心的智慧档案馆——全自动智能化档案信息服务平台。

 还例如:在学校官方网站的办公系统中,开发建立档案管理与档案信息服务子系统,该系统的优点除了信息化可追溯、办公无纸化、信息可共享外,还对职能部门的档案员实行目标、任务、责任制网格式管理。职能部门可在该系统上“预立卷归档”,档案馆工作人员可在该系统上检查归档情况、审核归档的电子档案、在通过职能部门的“预立卷归档”工作后,才正式移交实物档案,归档全过程做到了流程规范和杜绝出错。


五 智能化技术在档案信息化建设中的应用对策

 积极推进智能化技术在档案信息化建设中的应用是当前档案工作的大事。每一个档案人都要积极提升智能化技术在档案信息化建设中应用的认知水平,打开智能化技术在档案信息化建设中的应用想象空间,主动提出问题、发现应用场景,改“坐店经营”等待档案利用服务为“送货上门”智能化档案信息推送服务,在对外交流与合作中不断优化档案管理和服务的解决方案。档案机构要从振兴档案事业角度出发,要在法律制度层面、管理体制层面、运行机制层面,拆除阻碍信息化和智能化技术应用的樊篱,积极参加档案行业举办的各种培训和学术交流活动,积极吸纳信息化、智能化技术人才攻艰克难,努力解决档案行业存在的痛点、难点问题。只有努力把自己要做的事情想明白了实干兴邦,才能把智慧化档案管理和档案信息服务的美好愿景变为现实。



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