云南昆明档案扫描数字化加工
2022-05-11 17:09:53

《公务电子邮件归档管理规则》修订解读

汉大科技,让档案更智慧

《公务电子邮件归档管理规则》的上一版本由深圳市档案局提出并起草,于2005年4月30日发布,同年9月1日开始正式实施。该标准是档案行业的第一个规范公务电子邮件归档与管理的推荐标准,对公务电子邮件的撰写、传递、鉴定、归档、整理、移交与保管等规范化程序和管理规则进行了明确,对各单位公务电子邮件的归档和管理工作具有现实的指导意义。

修订背景

该标准的制定工作始于2001年,距离现在已过去20余年。随着信息技术的快速发展和广泛应用,在当前数字时代的背景下,公务电子邮件在国家机关、团体、企事业单位和其他组织的公务往来中运用越来越频繁,形成的有保存价值的电子邮件数量也越来越庞大。一方面,原标准的部分内容已不适用当前时代的发展,标准已显得老化和滞后;另一方面,陆续发布的电子文件归档和电子档案管理相关规章制度、标准规范也应在标准中予以体现。此外,工作实践中原标准也显现出操作性不强的问题。基于以上的原因,有必要对原标准进行修订,建立统一规范的公务电子邮件的形成、收集、整理、归档的规范化程序与规则。2017年5月,经全国档案工作标准化技术委员会第二十五次年会会议审议,同意将该项标准列入2017年档案行业标准修订计划,承担单位为国家档案局经科司、深圳市档案馆(原深圳市档案局馆)、交通银行股份有限公司。

修订过程

在原有《公务电子邮件归档与管理规则》(DA/T32—2005)的基础上,标准编制组广泛调研公务电子邮件归档管理现状,以交通银行总行公务电子邮件归档的试点工作为范例,对照国家及行业有关法律、法规和规范要求,经过标准编写组反复讨论并广泛征求意见,不断修改完善,形成标准文稿。

1.充分调研现状

针对企业公务电子邮件归档管理情况,标准修订组进行了专项调研。此次调研范围涵盖国有企业总部、国有企业下属企业和民营企业等,部分调查结果如下表。

公务电子邮件归档

调查结果显示,80.6%的受调查对象建立了邮件系统,邮件系统日均产生数据量较大,归档的必要性和迫切性日趋凸显。受调查对象的邮件系统中88%采取采购成熟产品的方式,自行开发的比例很小。同时还可以看到,邮件系统供应商多,市场份额分散,此次调查中被使用最多的系统供应商占比也仅27.3%。从系统架构上看,除了传统的自有服务器、集群部署外,云计算平台和SaaS服务逐渐开始应用。

对调查结果进行进一步分析可以发现,公务电子邮件归档已普遍引起企业重视,其中有很大一部分企业已经开展电子邮件备份或归档工作。同时,该项工作在实践中也存在一些问题,面临一些挑战,如公务电子邮件归档缺乏规章和标准的规范,也缺乏较为成熟的归档解决方案;云计算、SaaS服务等新的电子邮件服务形式的出现对公务电子邮件归档提出了新的要求等。

通过此次调研,标准修订组掌握了目前国内公务电子邮件归档管理的现状、存在的问题,为标准修订提供了重要参考。

2.吸收试点经验

交通银行总行是国家档案局、国家发展改革委确定的企业电子文件归档和电子档案管理第一批试点单位。2016—2017年,交通银行总行开展了公务电子邮件归档试点工作,在公务电子邮件归档和电子邮件档案管理机制体制、电子文件系统建设、归档范围和元数据、归档接口、格式转换、归档数据存储等方面开展了试点,取得了良好效果。

该试点工作对公务电子邮件归档管理具有重要参考价值,此次标准修订即充分吸收了交通银行的试点经验和成果。

3.反复讨论修改

修订工作启动以来,标准编制组先后多次召开修订工作会。特别是2020年年初新冠肺炎疫情暴发以来,标准编制组灵活运用网络视频召开修订会议,使用即时通信工具进行工作交流,确保修订工作如期进行。

通过讨论会的多次研讨和对标准文稿的反复打磨,经过前后6稿的修改,最终形成《公务电子邮件归档管理规则(征求意见稿)》。

4.广泛征求意见

2020年5月,国家档案局印发《国家档案局办公室关于征求〈公务电子邮件归档管理规则〉等档案行业标准项目意见的通知》,向各有关单位征求关于《公务电子邮件归档管理规则(征求意见稿)》的意见。2020年6月,国家档案局组织多名专家对该标准修订工作进行函审。所有函审专家均同意将该标准修订稿提交全国档案工作标准化技术委员会审议,部分函审专家提出修改意见。

此次修订共征集行业各有关单位和专家意见101条,采纳意见64条。标准编制组认真研判反馈情况,充分吸收意见建议。

修订内容

1.明确管理原则和相关各方职责

新版标准中将原标准第四部分“总则”拆分为“管理原则”和“管理职责”两部分。在保持“管理原则”前后统一的基础上,增加“管理职责”方面的要求,相比上一版本标准,对产生和接收公务电子邮件的部门和人员、档案部门、信息技术部门、安全保密部门等相关各方的职责予以明确。

2.细化公务电子邮件系统

和电子档案系统建设要求

上一版本标准第四部分“总则”中给出了简略的系统建设与运行要求,但还不够系统和完善,对工作实践缺乏明确要求。在新版标准中,专门增设了“系统建设要求”部分,分别针对公务电子邮件系统和电子档案管理系统的建设和运行提出了要求,其中对相关标准规范已较为完善的,采用引用相关标准规范的方式,不再另行规定。

针对部分公务电子邮件系统,特别是采用SaaS形式提供服务的系统可能无法提供归档接口或符合归档格式要求的电子文件的情况,此次标准修订中允许在公务电子邮件归档时将符合规范的EML格式文件移交档案系统,解决部分电子邮件系统无法输出规范格式归档文件的问题。

针对电子档案管理系统归档公务电子邮件,除须符合有关电子档案管理相关要求外,增加了正确解析、验证EML格式文件的功能要求。

3.明确公务电子邮件

归档范围及保管期限

新版标准对公务电子邮件归档范围和保管期限进一步进行了明确规定,公务电子邮件也需要结合业务实际确定归档范围和保管期限,保管期限同样使用永久、30年、10年的方式划分,与其他类型档案保持一致。

同时,为方便实际工作和避免数据丢失,根据工作实践和调研情况,新版标准中明确了归档后原系统中文件保存时间和不属于归档范围的电子邮件的保存期限均为至少1年。

4.完善公务电子邮件的形成要求

新版标准中将原标准中“公务电子邮件的撰写和传递”部分改为“公务电子邮件的形成”部分。在该部分对公务电子邮件的标题、内容、附件、落款及元数据进行了规范。“公务电子邮件的传递”要求,因“系统建设要求”部分已经涵盖相关内容,予以删去,不再单独规定。

新增公务电子邮件的归档方式、归档格式、四性检测及元数据等相关要求。

新版标准中分别设置“公务电子邮件归档收集”“公务电子邮件归档整理”和“公务电子邮件档案的移交和接收”3个部分,相比原标准进行了较大的扩充。

“公务电子邮件归档收集”部分,对归档责任人及归档方式、归档周期、四性检测、归档文件格式及元数据捕获等均给出了明确要求。特别是针对公务电子邮件的正文和常见的附件格式分别给出了符合要求的归档格式,具有很强的可操作性;针对元数据捕获在附录中给出了公务电子邮件信息与DA/T 46—2009部分元数据对照关系,方便实际工作中制定元数据方案。

新版标准中允许公务电子邮件产生部门和个人将电子邮件以符合规范的EML格式文件移交档案部门,因此在公务电子邮件系统和电子档案系统中增加了相关要求。对信息安全、邮件头格式等专门性要求均引用了相关标准规范,确保规范体系完整一致。

“公务电子邮件归档整理”部分,对公务电子邮件的组件、档案门类设置、档号编制等均给出了明确要求。新版标准中特别明确了公务电子邮件可独立形成电子邮件档案门类,也可根据其内容归入相应门类,并分别给出了相应管理要求。

“公务电子邮件档案的移交和接收”部分,对公务电子邮件档案的移交时间、移交内容和移交接收流程给出了明确要求。

5.注意与其他标准规范的协调一致

此次修订始终注重保持与其他标准规范的一致性,及时吸纳新的标准规范。新版标准中对规范引用文件、术语和定义进行了更新和修改;对公务电子邮件保管环节制作备份等内容,因相关标准规范已较为完善,予以删除,不再单独规定;对公务电子邮件收发文登记表等已不符合当前档案工作信息化管理形式的相关规定予以删除。

作者单位:国家档案局  文章来源:《中国档案》2022年第3期

上一篇:解读《档案法》| 关于档案工作人员的规定
下一篇:没有了