纸质档案的收拾一般是对已立卷归档的檀卷进行摆放、编号以及分类等体系化的收拾，并将其结果用编制檀卷目录的办法固定下来。纸质档案经收拾后构成的实体分类体系能够为查找档案供给一条线索。电子档案的收拾方面，因为电子文件能够通过核算机体系进行敏捷、有用、多视点的整序，能够依据不同的需求，运用主动化体系对电子文件进行自由组合分类，所以电子文件的收拾在归档前就由各机关单位将磁性载体的、凌乱的电子文件通过分类、标引、组合，使电子文件处于一种有序状况，并对电子文件进行了分类和编号，安排树立了数据库。关于脱机保存的归档电子文件，即电子档案其收拾工作首要便是组盘，按必定规矩，将相关文件通过仿制组合到同一磁盘、光盘或磁带等载体上，也便是收拾接纳来的软盘、磁带和光盘。
纸质档案的搜集是文书管理部分收拾已管理结束的文件资料，将其间具有覆按运用价值的文件搜集彻底依照文件之间在来历、内容、时刻、办法等方面的前史联络进行分类、组卷后移送档案部分。在核算机作为工作设备的状况下，电子文件从文书转化为档案进程中，无需分类，组卷，因为在核算机上能够从任何视点进行分类、组合、检索，能够纵情地表现文件之间在来历、内容、时刻、办法等方面的前史联络，因而无需专门分类、组卷，檀卷这一根本单位也不存在了。电子档案的接纳工作比纸质档案来说更为凌乱，接纳办法上可选用向档案部分移送软盘、磁带或光盘，或进入档案部分网络规矩的地址，从网络归档、移送，在接纳的进程中，需求必要的设备条件、技能条件和业务准备。档案部分需求配置专门的电子文件格局转化设备，对接纳档案进行一致转化，以管理对不同格局电子文件的识读问题。
电子档案与纸质档案的编目与检索办法不同
传统档案的编目是对檀卷按年代和分类号逐卷进行卷内文件目录誊写，再写檀卷目录，然后构满足引目录。检索则是手艺查阅这些目录。电子档案檀卷级目录消亡，增添了盘带目录这一新型目录。电子档案的每一件软盘、磁带、光盘都要按仓库中摆放次序编号，并写标题简要阐明各自贮存的内容或年代跨度。盘带标题按序号聚集起来，编成盘带目录，电子档案是全文在核算机上管理，能够恣意整序、分类、摆放、检索，完结档案全文主动检索，文件级目录可省去。
电子档案与纸质档案的判定办法不同
对电子文件来说，因为电子文件具有易逝性、易更改性，文件信息内容"转瞬即逝"，有必要在文件构成之前就决议其是否需求保存及保存时刻长短，电子档案的判定和纸质档案的判定相同是对其保存价值的判断和猜测，所不同的是判断进程要对文件的内容及某些办法特征进行充沛的剖析，还需求对文件进行必要的技能剖析，因为关于电子文件来说，技能状况与文件的实在性、可读性、运用性规模密切相关，可对其保存价值发作直接的影响，电子档案的完好性、可读性、可行性在判定工作中有必要得到全面的表现，电子档案的判定分为内容判定和技能判定两个方面，电子档案内容判定的准则、标准、办法与纸质档案大体相同，只是保管期限不彻底适用于电子档案，技能判定包含可读性判定、无病毒判定和介质判定等。判定程序：归档曾经确认归档文件，并区别保管期限；档案室在接纳电子文件时，进行内容判定和技能判定；对未进档案室的电子文件在保管必定时期后再判定，以确认其是否需求持续保存。
电子档案与纸质档案的仓库管理办法不同
档案的保管一般来说是对已收拾好并寄存仓库及其柜架中的档案进行的日常维护性的维护性管理，要维护档案实体的秩序状况，使档案在寄存和运用中始终有序；要维护档案实体的理化状况，使其在寄存和运用中不受或少受人为的或天然要素的危害，并尽量延伸其物质形体的"天然寿数"。其寄存环境和防护设备与纸质档案比较有显着不同，电子档案存储载体信息容量大，档案的软盘、磁带、光盘的排架长度与占用空间都很小，便于档案仓库的管理，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求高，需对仓库温湿度进行严厉的操控，并装备除尘、防火、防紫外线、防高度磁场和电场的设备，电子档案还要严厉防备核算机病毒，因而保管条件更凌乱，保管难度更大。
从维护的时期来看,纸质档案是阶段维护,而电子档案则需求全程的维护管理。
档案搜集、档案收拾、档案价值判定、档案保管、档案编目和档案检索、档案核算、档案批改和研讨、档案供给运用。
档案实体管理分搜集、收拾、判定、保管、核算等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、批改文献汇编和编写参阅资料构成，信息输出由供给阅览、仿制、咨询、函调、外借以及出书、展览等多项服务活动构成。整个档案管理体系及其子体系在运转中都构成反馈机制。
跟着档案管理现代化的展开，还将对档案管理工作的结构发作新的影响。档案管理的终意图是供给档案信息为社会实践服务，档案管理体系的结构即依据这一意图而设置。其间每项工作都必不行少，并有必定程序。
它们组成一个有机全体，为完结档案管理体系全体功用而发挥各自的效果，一同也彼此关联、彼此束缚。例如价值判定工作有时与搜集、收拾工作结合进行，乃至在文件立卷归档时就进行初步判定。
档案管理的方针是档案，服务方针是档案运用者，所要管理的根本对立即是档案的涣散、零乱、质杂、量大、孤本等状况与社会运用档案要求会集、体系、优质、专指、广泛之间的对立。
社会对档案需求的满意程度取决于档案管理水平的不断进步，档案管理水平则要习惯不断添加的社会需求。二者处在从不习惯到习惯的不断对立进程中，然后推进档案管理工作向前展开。
从几千年档案管理的前史来看，档案管理是由非独立体系到独立体系、由简略管理到凌乱管理、由经历管理到科学管理、由手艺管理到核算机管理、由关闭体系到敞开体系而展开的。
档案管理就其根本性质和首要效果来说，是一项管理性的工作，服务性的工作，政治性的工作。档案管理工作不出产物质财富，档案首要也不由档案管理安排和档案工作人员发作和运用，它是专门担任管理各部分构成的前史文件的一种专业，所以是管理性的工作。
可是档案管理体系不是孤立的，而是各项社会管理体系中不行缺少的组成部分。
数字档案室的创建使档案管理工作朝数字化方向转 变，档案管理方式从手工操作转为计算机管理。随着档 案信息化建设的逐步推进，扫描工作成为档案室的常态 工作。那么，如何有效规避档案扫描过程中产生的各种 问题，更好地利用扫描成果，有效保护原始档案，已然 成为基层档案室不得不正视和解决的问题。
一、扫描工作前期准备
（一）规划数字扫描的总体任务 做好室藏档案数字扫描工作，首先要做好扫描工作 与其他相关工作的统筹规划。一是要协调好进馆档案 扫描工作分工。作为档案移交单位，要明确室藏档案 是在立档单位扫描还是在县档案馆扫描，以便于安排 好自身工作任务。二是要规划好需进行扫描档案之间 的先后顺序。
（二）配置数字扫描软硬件设备 档案数字化的前提是做好计算机软硬件设备配置工 作，良好的配置可以大幅提升扫描工作效率。具体要 做到以下三点：一是要配置专用电脑、软件、光盘刻 录机、高速扫描仪等硬件设备和专用的档案管理软件 系统，同时要兼顾软件的可操作性和简便性。二是要 配备具有档案专业知识并熟练掌握现代化办公设备的 人员，以负责本单位档案数字化处理工作。
（三）规范有关操作流程与标准 建立健全的数字档案室管理制度，规范有关操作流 程与标准，便于扫描人员在具体操作时能够有据可依。 在制定标准时应做到“三个明确”：一是明确扫描工作 中各个环节责任；二是明确扫描工作的具体操作流程， 确保环环衔接；三是明确扫描数据质量标准的统一，要 根据相关要求，规范设定目录建库、扫描数据参数、图 像处理储存、验收挂接、移交备份等内容。
二、扫描工作中应注意的事项
（一）注意安全管理。包括档案实体的安全和扫 描数据的安全，要对档案人员进行保密及操作培训， 签署保密协议，提高保密与安全意识。同时要做好对 已扫描数据的备份及安全管理工作，谨防数据丢失和 泄密。
（二）加强质量控制。一是做好对扫描数据完整性的审查工作，做到随时检查与定期抽查相结合；二是 做好数据信息的质量控制，及时做好图像处理，区别 对待“噪点”，尽量保全档案的原始性标记。
（三）落实保障措施。一是合理制定扫描工作量， 既考虑到扫描工作进度需求，又兼顾扫描人员技术熟 练程度；二是及早介入相关职业病防护；三是落实相 关经济补助措施。
三、扫描工作后续维护
（一）扫描档案的二次缝制 一轮档案扫描工作结束后，要对档案进行重新缝 制，恢复其原有的整理状态。一是做好档案原件的完 整性检查，缝制中要耐心、细致，谨防缺页以及页序 颠倒等现象发生；二是注重对档案的保护，尽量减少 因二次缝制对档案造成损坏，在技术允许条件下，尽 量利用档案上原有的针孔进行缝制；三是及时做好有 关破损页面的修补，对由于老化而产生的字迹消褪以 及纸张发脆现象，也应该采取有效的补救措施。
（二）扫描档案的清点移交 在做好一定量的扫描档案二次缝制后，要对其进 行数量清点。在移交过程中，扫描人员与档案室管理 人员应该履行有关交接手续，做到权责明确、有据可 查。档案室管理人员在将档案重新放入库房以前，应 该对档案进行必要的处理。
（三）扫描数据的备份管理 纸质档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图 像数据库，通过质检审核之后，应该及时地导入本单 位档案管理数据库服务器中，通过相应的档案管理软 件，实现目录数据对相关联的数字图像的批量、快速 挂接。对备份数据应进行定期检查，检查存储载体的 物理状态及其所存储数据的可读性和可用性。数据库 数据信息一旦出现问题，应该启用备份数据信息来进 行数据恢复；如果备份数据信息失灵，应着手对丢失 或受损的数据信息进行修复。
对机关文书档案归档整理方法和步骤进行了比较系统的归纳总结，这是对档案业务指导工作方法的一种新的尝试，主要是为了促进国家档案局8号令的贯彻落实。同时，我们相信，对提高我市机关档案归档整理水平也会发挥很大的作用。
一般情况下，归档文件整理大致需要收集文件、区分归档范围、分年度、分类别、分级别、分保管期限、修整文件、装订、排列文件、文件编号、编制归档文件目录、装盒等程序。
一、收集文件
收集文件，就是根据党和国家的有关规定，通过一定的方式和手续，把散存在机关内部和个人手中的文件材料，加以清交、聚集的工作，是确保整理工作质量的前提条件和物质基础。收集齐全完整为其基本原则。
二、区分归档和不归档材料的范围
（一）归档文件材料的范围
凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。
1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。
2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。
3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料。
4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
（二）不归档文件材料的范围
1、上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。
2、本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料。
3、同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料。
4、下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
（三）机关之间分工归档的范围
为避免各机关档案移交档案馆后文件材料的重复或遗漏，各单位之间必须明确的归档范围。
1、上级业务主管机关（部、厅、局）发来的文件，由隶属下级机关归档，党委、政府办公室和非隶属机关一般不归档。但对一些需要执行的政策性、法规性文件应归档。如干部管理条例、劳动工资规定、生活待遇标准等文件。
2、上级业务主管机关召开的专业会议文件，由各隶属下级机关归档，党委、政府办公室一般不归档。如党委或政府领导参加了这类会议，并有重要发言，其印件和定稿（指领导发言稿）由党委或政府办公室归档。
3、机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。
4、本机关领导人兼任外机关职务而形成的文件材料，由兼职单位负责归档。
5、临时机构形成的文件，由临时机构负责归档，工作结束后，将档案移交主管部门或同级档案馆。
三、分年度
分年度，就是区分文件材料的所属年度，把属于同一年度的文件集中，把不同年度的文件分开。现行机关的归档文件整理工作，是按年度分开进行的，不同年度的文件一般不得放在一起归档。
（一）一般文件，归入文件制发年度（指文件最后的落款日期）
（二）跨年度的文件，归入文件内容所针对的年度
四、分类别
分类别，就是根据本机关文件的来源、时间、内容和形式上的异同，按照一定的方法，分成若干类别的过程。可分为组织机构分类法和问题分类法。
组织机构分类法，就是将归档文件材料按其形成或承办部门进行分类。也就是按照立档单位的内设机构，将整个全宗内的文件材料分成若干类别的方法。机关内有几个机构，就设几个类，机构名称，就是类名。
问题分类法，就是按照全宗内文件材料所记述和反映的问题分类的方法，即将记述和反映同一问题的文件集中，记述和反映不同问题的文件分开。
五、分级别
分级别，就是在保持文件之间有机联系的基础上，将上级机关、本机关、同级机关与不相隶属机关和下级机关的文件材料分开整理。但对联系密切的文件，如请示与批复等，不能为了分级别而将其分割开。
六、划分保管期限
机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。
永久保管的文书档案主要包括： (一)本机关制定的法规政策性文件材料；(二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料； (三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料； (四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等； (五)本机关机构演变、人事任免等文件材料； (六)本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料； (七)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料； (八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。
定期保管的文书档案主要包括：（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；（四）本机关一般性事务管理文件材料；（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；（九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。
七、修整文件
为使档案能够长期保存和有效利用，装订之前必须对归档文件材料逐件进行检查，凡不符合要求的都要进行修整。修整的方法主要有：
1、修裱破损文件。
2、复制字迹模糊或易褪变的文件。
3、去除易锈蚀的金属物。
4、超大纸张折叠。
八、装订
1、归档文件应以“件”为单位逐件进行装订。
2、装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；批转或转发文件在前，被批转或转发文件在后；收文处理阅办单在前，正式文件在后；来文和复文作为一件时，复文在前，来文在后；汉文本在前，少数民族文本在后；中文本在前，外文本在后（有特殊规定除外）；重要法规性文件的历次修改稿依次排列在定稿之后，出版期刊，样本在前，定稿在后。
3、装订时，左侧装订，应将“件”内的各页右侧与下侧（底边）对齐。
九、排列文件
排列文件，就是根据事由或文件形成时间确定全宗内归档文件先后顺序的过程。
十、文件编号
归档文件编号，指将归档文件在全宗中的位置，标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。
归档章一般加盖在每份文件的首页上端居中空白位置。项目有全宗号、年度、保管期限、件号、页数、类别名称（机构或问题）等。
十一、编制归档文件目录
编制归档文件目录为档案保管、鉴定、检索、统计、编研等工作的开展提供基本条件，对其所列项目应逐项认真准确地填写。
要注意的是：
（1）报表的责任者，应填写填报单位；
（2）联合发文，责任者只填写主办单位；
（3）问文与复文作为一件时，责任者只填写复文单位即可；
（4）文件上没有题名或文件题名不能反映文件实质性内容的，可根据实际情况自拟题名，外加方括号[ ]填写；
（5）文件题名中以发文字号代替文件内容的，应据文件内容补充题名。
十二、装盒
装盒，就是将归档文件按照其保管期限和室编件号的顺序依次装入盒内，并填写档案盒封面、盒脊和备考表项目等。
1 总则
为确保档案实在、完全、完好、归档及时，完好无损地记述工程项目修建系统进程所产生的工程监理记述，提升本工程项目档案办理水准，用以工程项目规则，定编《工程建设监理档案办理施行细则》，该规则适用如数工程项目，对单独工程项目应开展必需的调整。
2 引证文件
以下文档有关本文档的运用是不可或缺的。只要是注时间的引用文档，仅所注时间的版别适用本文档。只要是不注时间的引用文档，其新版本别(包含一切的调整单)适用本文档。
GB/T11822-2008
科学技术档案檀卷构成的一般要求;
DA/T28-2002 国家严重建造项目文件归档要求与档案收拾标准;
DL/T 5434-2009 电力建造工程监理标准;
国家电网办〔2010〕250号 国家电网公司电网建造项目档案办理方法(试行);
本公司 工程监理档案办理施行细则;
其他国家、职业、国网公司相关规程、标准及办理准则、方法等。
3 职责分工
监理项目部作业职责
担任本项目工程材料的立卷归档作业，对归档文件材料的确、有用和完好性担任。
确保工程监理档案作业与工程建造同步，工程开工时即与业主项目部、施工项目部一致有关工程档案的作业要求，明晰各自职责。
依照本细则的要求，及时完结工程监理档案的搜集收拾、立卷等作业。
安排本工程监理档案的自检，合作工程部完结档案的预检验，完结向公司档案室的档案移送作业。
完结工程项目监理档案的编制、收拾、组卷作业，及时向建造单位移送工程监理档案。
担任本项目特别载体档案(工程相片、电子文件)的收拾、移送作业。
竣工档案收拾编制要求
110千伏~220千伏工程竣工材料归档要求搜集二正一付(其间一正交公司)。500千伏工程材料要求搜集三份原件(其间一正交公司)。
总(代)监理工程师对安排施行材料的收拾和归档，各监理项目部在工程施行进程中应及时对工程材料进行搜集收拾，做到工程材料及时性和档案化。
工程文件应笔迹清楚，图样明晰，图表整齐，签字盖章手续齐备。归档文件的纸张巨细一般为A4幅面，装订边为2.5厘米。小于A4幅面的纸张的应粘贴在A4纸张上。文件材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复，同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前，请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。
1设计变更、施工质量处理、缺点处理陈述等，应有闭环告知的具体记载(包括调查陈述，剖析、处理定见，处理定论及消缺记载，复检定见与定论等)。
各类记载表格有必要契合标准要求，表格方式应一致。各项记载填写有必要实在牢靠、笔迹清楚，数据填写具体、准确，不得漏缺项，没有内容的项目要划掉。
电子文件收拾时应写明电子文件的载体类型、设备环境特征;载体上应贴有标签，标签上应注明载体序号、档号、保管期限、密级、存入日期等;归档的磁性载体应是只读型。具体搜集要求见公司《输变电工程建造数码相片办理方法》。
1、人员保密安全
严格把控加工人员构成：无外籍背景、无犯罪和不良行为记录。
资料审查备档：加工人员身份证复印件、个人近照及个人简历存档备查。
保证加工人员稳定：与加工人员签订劳工合同、保密协议。
2、保密教育
对加工人员持续进行保密教育，对工作中接触到的国家或单位的保密事项，在工作期间、工作结束后，不以任何方式向外泄露。
3、保密规定
现场加工人员出入时不得带有任何纸张及资料等纸质品。工作人员工作期间不外出、不会客。
4、人员控制
未经甲方管理人员的同意， 乙方工作人员拒绝非工作人员进入加工现场，工作人员和其他人员进入作业现场不得携带任何存储设备，如有工作需要必须征得双方管理人员同意。
5、保密法规
清楚告知现场作业人员，因其个人的故意或不当行为将导致或可能会触犯《中华人民共和国刑法》中的窃取、刺探、非法提供、非法持有、泄露国家秘密所列之罪行，告知泄露国家秘密事项所应承担的责任。
6、档案管理安全
人员指定
双方指定专门档案交接人员负责档案交换，并签署档案交换记录。档案资料按批交换，避免积压过多，交接不清。
在加工现场安置档案保管柜，用于临时存放当批加工的档案。每日工作完毕后，全部档案均应放入档案保管柜，由专人负责保管柜的开启关闭。
在整理和加工档案的过程中，采取相应措施防止人为或机器损伤档案，确保加工过程中档案资料的完整和安全。
7、数据安全
存储数据的电脑由专人管理，每日备份扫描数据，其他人员无权使用。
所有加工人员使用的计算机设备，应全部设置开机口令及密码，人员和机器全部固定使用。
为保证资料数据的安全，所有办公用品(如笔、本、复印纸、橡皮，刀子)均应交由管理人员检验同意后，方可带入带出工作现场。
8、场所设备安全
加工现场的门窗应设有安全防护措施，并在下班时间把门窗关好、切断电源。
扫描加工现场的计算机及其它设备不得以任何方式连结INTERNET或非加工现场的局域网。
提供加工使用电脑硬盘及存储设备，扫描加工工作完成后，移交加工用电脑硬盘及存储设备，确保数据不留存，以防数据流失。
对于纸质档案利用专业扫描仪转换成可储存在电脑上或刻成光盘，便于保存及查阅的，称之为档案数字化。进行档案数字化加工步骤有：整理一次校对、扫描、扫描件校对、装订、目录数据录入及修改、挂接。
一、整理因为在之前的档案数字化都是需要拆卷进行扫描，现在的非接触式扫描仪省去了拆卷装订的环节，直接进行扫描就可以，方便多了，例如赛数系列的档案、图书扫描仪都是通过不拆卷的方式进行扫描，扫描速度只需要快，大大提高了工作效率。
在扫描之前，对需扫描的档案进行整理，整理时有以下环节应注意：
在整理档案时，常会发现有档案破损、正文与复印件如何区分等情况，为了方便扫描，破损情况严重的档案需进行托裱。复印件档案需在该份文件的首页右上角加盖蓝色“F”字样，以便在查找利用时区分正文件与复印件。
二、一次校对
为了减轻后续工作的工作量，提高扫描速度，将整理后的档案以50%进行抽查，抽查档案是否达到上述整理要求所涉及到的内容。
三、扫描
档案数字化的关键一步就是通过扫描将纸质档案转变为电子档案，在扫描过程中应注意：扫描方式、命名。
四、扫描件校对
对扫描过程中出现歪斜、黑边、命名错误、扫描格式错误、多扫、漏扫、扫描质量模糊等问题要进行改正。
五、目录数据录入及修改
数据录入包含按照现行档案管理标准规定的档案卷内目录和案卷目录以及实行归档改革后形成的档案目录。
采用归档改革以前的方法整理录入(即卷内文件目录和案卷目录管理) 。
六、挂接
为了方便客户能轻松简便的查阅、打印及检索利用档案，我们会将纸质档案已扫描完成转变为电子档案的数据与相对应的条目数据进行连接，挂接完成后的电子文件我们确保纸质清晰、查阅及检索利用的正确率不超过3‰
加强纸质档案数字化处理过程管理，是确保档案原件和数字化档案信息的安全的重要保障.档案数字化的加工重点在于过程管理，建立一个严谨、保证质量、快捷利用的健康数据库，并按照工作岗位的不同给相关工作人员分配使用权限，实现全程管理、适时控制。
笔者以为，纸质档案数字化项目的管理，首先要从数字化项目的全程管理人手，主要是对纸质档案数字化项目的准备、前处理、数字化转换、后处理、验收移交等程序阶段实施全过程管理，对项目的安全、标准、质量、进度等进行有效控制；其次，是数字化工作中的文档管理，主要明确纸质档案数字化过程中形成文档的整理、归档、移交等管理要求统一进库保管。
为保证纸质档案数字化每个工作环节的正常进行和各个工作环节的顺利衔接，我馆在纸质档案数字化基本环节管理中按照《纸质档案数字化技术规范》的要求，制定了一系列纸质档案数字化加工流程表，如《档案数字化扫描批次表》《档案数字化领卷、还卷登记表》《纸质档案数字加工交接登记表》《档案电子目录质检登记表》《纸质档案数字扫描验收表》等，这些登记表在纸质档案数字化加工流程和数字化加工管理过程中起了重要的保障作用。数字化加工完成后，我们应及时将这些登记表整理、汇总、装订成册，并在此基础上详细编写档案或全宗档案的数字化加工说明，包括全宗号、目录号、年代、案卷总数、件数、总页数、存储方式以及加工中存在的问题及解决方案等，形成一套完整、规范的资料，保存起来，以备后查。首先纸质档案数字化若数字化后的数据在验收时或使用时发现问题，它们也是回查问题、解决问题的重要的依据。其次这也是留给后人的文字记录，是保证档案数字化工作前后一致和衔接不同时期、不同全宗档案数字化工作的有效手段。
在做好上述环节工作的同时，着重要重视数字化扫描等环节的质量问题。
严把扫描图像质量关。在档案扫描的实际操作中会碰到各种问题：
（1）漏扫与多扫问题。一是漏扫描档案文件资料、大图纸的信息。有的档案页面折皱遮字，信息没有全部扫描出来；二是对列为不进行数字化处理的对象进行了扫描。
（2）大幅面图像的拼接处理问题。由于机器的限制，很多大幅面档案、资料、图纸无法整页扫描，只能进行分区扫描，形成的多幅图像按要求进行拼接处理，使之合并为一个完整的图像，以保证档案资料数字化图像的完整性。在扫描过程中，从技术上完成多幅图像的拼接处理是完全没有问题的，但是在扫描加工的实践中却很容易忽视这种情况，影响全文档案数据的未来利用。
（3）在选择扫描分辨率方面，相关工作人员没有根据档案纸质的不同、采用不同的分辨率，没有严格按照图像清晰、完整、不影响图像利用效果的要求进行扫描。对同一卷档案采用同一种分辨率、同一种模式进行扫描，完全不考虑在同一卷档案中也会有不同纸质质量。其产生的后果是，有的幅面比较清晰，有的幅面则清晰度较差。
（4）在扫描过程中也会出现档案原件页面上会有多页粘贴的情况，遇到这样的情况时需要工作人员分次有序扫描，形成完整档案文件。
（5）档案全文扫描后的划分关系到条目与扫描图像的挂接，工作人员要根据所输入的条目，认真仔细的划分，确保挂接后数据与图像的一致性。
严把档案资料原件还原关。在数字化扫描进行前我们都要拆卷（件），拆除装订物，完成扫描后再重新装订起来，按技术要求，案卷装订要保持档案的原貌。由于档案案卷的历史原因和实际操作的疏忽，致使出现两种不应该出现的状况：一是发生漏装订部分档案页面；二是把属于本案卷的文件，错装进另一案卷。这些问题的出现势必会使与档案案卷原貌不相符，以致影响到档案复原后的质量，因此一定要按照档案整理的技术要求，认真细致的做好数据档案的还原装订，确保档案的前后一致性。
《规则》最根本的特点，就是以件为整理单位，进行归档文件的整理工作。按件整理归档文件虽然存在手工管理时检索和清点较为困难等弊端，但在信息化管理日渐普及的当下，以件为单位进行整理的方法符合“简化整理，深化检索”的原则，降低了档案工作人员掌握和操作的难度，并使纸质文件材料与电子文件的整理更加有效地联结起来，对于提高归档齐全完整程度和档案整理规范化水平，推动电子文件管理具有重要意义。
一、整理原则
I、归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系
文件伴随着机关、团体和社会组织的职能活动产生，有其自身的形成规律和特点。2012年印发的《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》对公文种类、公文格式、行文规则、公文拟制、公文处理等作了明确规定和详细要求，为各个机关公文办理提供了统一的规范和标准。这些规范和标准，连同长期以来各机关在文件处理过程中形成的习惯做法，以及办公自动化条件下电子文件形成的特殊要求，构成了文件形成的一般规律。遵循文件的形成规律对归档文件进行整理，实际上是将整理作为文件形成的自然延续过程，能够最大限度减少个人对文件材料的人工干预，提升文件整理质量。《规则》组件中件的构成、件内文件排序等内容就充分体现了这一原则。比如机关在收文时，一般会在签收、登记后，粘贴收文处理单，然后再对收文进行办理。在这种情况下，收文处理单与收文就组成了一“件”，在收文处理单和收文的排序上，自然是收文处理单在前，收文在后。机关在发文时，通常需要先拟稿、填写发文稿纸，再按照文件办理程序对拟稿进行修改，形成定稿，最后依据定稿进行印制、核发正本，完成发文过程。在这种情况下，定稿、发文稿纸、正本组成一件，排列顺序自然就是正本在前，发文稿纸和定稿在后。
在归档文件整理中，必须保持文件之间的有机联系。文件之间有机联系是指文件在产生和处理过程中，在来源、时间、内容等方面形成的内在关联性，这种关联性既记录了文件之间及文件组件之间的相互关系，也为档案记录的完整性和有序性提供了保障。因而，在归档文件整理中保持文件之间的有机联系，既能更好地反映机关主要工作活动的历史面貌，也便于日后的检索和利用。在具体操作上，《规则》在实体分类时，将归档文件按照不同年度、不同机构（问题）等形成时的客观规律进行相对集中，维护不同文件之间的有机联系；在最低一级类目内排列文件时，强调按时间结合事由排列，将同一事由形成的文件排列在一起，使文件之间的有机联系得以充分体现。
2、归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用
文件的价值是由它的内容及其对本机关工作的作用、对未来研究历史的作用决定的。就一个机关文件的价值而言，不是所有办理完毕的文件材料都需要整理归档，也不是所有归档文件都要永久保存。这就要求在归档和整理时做好两项工作：一是根据机关文件材料归档范围的规定，区分归档与不归档文件；二是根据文书档案保管期限表的规定，区分文件价值，划定不同的保管期限。《规则》从分类开始，就将不同保管期限的文件区分开来，为有针对性地开展后续工作打下了基础。
便于保管、方便利用是归档文件整理工作的重要目标。便于保管，就是通过区别文件材料的不同价值，采取不同的保管策略，以提高管理工作的效能；方便利用，就是要保持文件材料之间的有机联系，以提高归档文件的查全率和查准率。因此，便于保管和方便利用是建立在遵循文件的形成规律、保持文件之间的有机联系、区分不同价值的基础之上的。同时，便于保管和方便利用也是检验归档文件整理方法实用性的唯一标准。《规则》推行文件级整理，正是在新形势下对这一原则的合理运用。
3、归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理
这是《规则》修订提出的全新整理原则。在信息化条件下，归档文件整理必须统筹考虑纸质文件材料和电子文件的整理要求，避免因两类归档文件整理的基本原则、基本方法不同而带来的诸多问题9解决这一问题的基本思路就是实现信息化条件下的文档一体化管理，即将公文处理与档案管理相结合，充分利用文书处理过程中形成的数据信息和工作成果，使文书工作和归档文件的整理形成一个有序的整体，从而简化文件整理归档工作，提高工作效率。同传统立卷方法相比，按件整理文件材料更加适合文档一体化管理要求，即可以将纸质文件材料整理与电子文件整理统一起来，尽量用电子文件管理的思路和方法去引领归档文件整理，进而实现纸质文件材料和电子文件统一标准、统一整理、统一管理的要求。文档一体化管理要求，应避免用纸质文件材料整理中的一些手工管理方式去要求电子文件的整理。比如，在实践中存在的将电子文件以盒为单位进行整理的现象，就是机械照搬纸质文件材料整理的一种做法，既无谓增加整理步骤和工作量，又增加了检索层次，影响检索效率，是不可取的。
从长远看，由利用计算机对纸质归档文件进行辅助管理过渡到利用计算机对电子文件进行管理是必然趋势。因而，调整归档文件整理流程，使办理完毕的文件能够直接进人整理环节，同时，尽量以文书处理环节生成的项目来组织检索条目，使归档工作更加贴近文书、业务员的工作实际，这是归档文件整理必须把握的重要原则。归档文件整理能否符合文档一体化管理要求，是否便于计算机管理或计算机辅助管理，是归档文件整理顺应形势发展，在信息化条件下顺利推进相关工作的关键。《规则》修订时优化整理流程、统一室编件号和馆编件号、增加档号编制等内容都是为了使归档文件的整理能够与文档一体化的管理要求相一致。
4、归档文件整理应保证纸质文件材料和电子文件整理协调统一
从目前的情况来看，纸质文件材料与电子文件在较长的时间内会并行存在。在这种情况下，保证二者的协调统一是进行归档文件整理必须面对的问题。要实现二者协调统一，首先要统筹规划公文处理和档案管理工作。在公文处理环节前置档案管理的部分要求，在档案管理环节继续采用文书处理阶段产生的相关信息，使二者成为一个有机整体，解决文件价值判断脱节、文件和档案管理信息不一致、电子文件元数据丢失等问题，以提高归档文件的整理效率。其次要考虑归档文件整理的基本方法。在信息化条件下，一般应将归档电子文件为第一整理对象，先在归档系统上完成电子文件的整理，再据此整理纸质归档文件，以便充分利用文书处理环节形成的管理信息，保持整理工作的一致性和稳定性。
二、整理流程
《规则》规定，归档文件整理是指将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。在这个过程中，组件、分类、排列、编号、编目是纸质归档文件与电子文件整理的通用整理流程，亦即归档文件整理的一般要求。此外，纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架等整理流程，电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等整理流程。
具体来说，纸质文件材料的整理流程包括：组件、修整、装订、分类、排列、编号、编页、编目、装盒、排架，如图3一1所示。与之相对应，电子文件的整理流程包括：组件、格式转换、元数据收集、分类、排列、编号、编目、归档数据包组织、存储等，如图3一2所示。三、双套制环境下归档文件整理模式
所谓双套制，是指文件归档后纸质文件和电子文件共存的归档制度，亦称为双套归档。双套制的实现，可以是将具有重要作用和长远查考价值的电子文件转化为纸质文件，也可以是对利用率高的纸质文件进行数字化。双套归档可使同一份文件的电子版本和纸质版本共同处于存储和可利用状态。中共中央办公厅、国务院办公厅《电子文件管理暂行办法》（厅字〔2009〕39号）第十六条规定，“具有永久保存价值或者其他重要价值的电子文件，应当转换为纸质文件或者缩微胶卷同时归档”，体现了重要文件“双套制”整理的思想。
在机关档案实际工作中，应以文档一体化管理为基础，充分发挥信息化管理优势，简化纸质归档文件整理方法，共享纸质归档文件和归档文件数字化副本、电子文件管理信息，采取切实可行的办法保障纸质归档文件和归档文件数字化副本、电子文件的联系，降低机关档案双套制整理成本，提高档案整理效率。
1、纸质归档文件收集与整理为主的机关，应按照以下模式开展归档文件整理。
（1）收到的电子文件应打印形成纸质文件，连同收到的纸质文件和本单位形成的纸质文件一并以纸质形态进行文件流转处理。
（2）纸质文件流转完毕后，由文书部门、业务部门人员对文件进行价值鉴定，有归档价值的文件应直接确定保管期限，对文件进行分类整理，并赋予档号，完成纸质文件整理。
（3）收到的电子文件、纸质文件的数字化成果合并整理为电子档案，电子档案应与整理完毕的纸质档案采取相同的保管期限、分类排列方法，并编制相同的档号，与纸质档案一体化进行管理。
2、电子文件收集与整理为主的机关，应按照以下模式开展归档文件整理。
1）收到的纸质文件应数字化形成数字化副本，连同接收的电子文件和本单位形成的电子文件一并以电子形态进人办公系统，进行文件流转处理。
（2）电子文件、纸质文件数字化副本流转完毕后，由文书部门、业务部门人员对文件进行价值鉴定，有归档价值的文件应直接确定保管期限，进行分类整理，并赋予档号，完成电子文件整理。
〈3）收到的纸质归档文件、电子文件的打印版本合并整理为纸质档案，纸质档案应与整理完毕的电子档案采取相同的保管期限、分类排列方法，并编制相同的档号，与电子档案一体化进行管理。
