将服务分为整理\录入2部分工作,每个部分安排经验丰富的生产技术经理。按照有关档案法律、法规的要求,整理国家、集体和私人所有的档案,如文书档案、科技、人事、会计、声像、电子等类型的档案。
汉大科技专注档案,致力于电子档案管理领域的研究和实践,业务范围包括:标准化档案管理软件与行业档案管理软件定制开发与服务;档案规范化服务(制度建设、档案整理);档案数字化加工及服务;数字化档案增值服务;无纸化病案归档等五大领域。
一、整理档案范围
按照有关档案法律、法规的要求,整理国家、集体和私人所有的档案,如文书档案、科技、人事、会计、声像、电子等类型的档案。
二、档案整理程序
接受档案所有者的整理申请,对其所要整理档案的内容、数量和整理、保管状况进行系统检查,做出评估,为档案整理提供科学依据。
通过磋商,对双方的权利、义务,代整理档案的整理、管理、保护、保密、利用以及整理费用等事项达成共识。
鉴定档案整理协议,并对档案进行清点统计。
按照国家档案局有关规定和客户有关规范和整理要求对档案进行整理。
档案消毒灭菌。
办理档案交接手续。
三、档案整理流程
制订档案整理方案、区分全宗、分类、组卷、卷内文件的排列、拟写案卷标题、复查、编目、装订(或不装订)、案卷排列、汇编案卷目录。(根据国家档案局最新案卷整理规范,我们可以按照新的档案整理要求提供档案整理服务)
四、档案整理保密措施
代整理档案属于客户所有,其中包括党和国家的秘密事项,以及企业商业秘密和技术秘密,甚至包括个人隐私等。因此,我公司将严格遵守国家有关保密规定,保证档案资料内容和载体的绝对安全。
整理服务内容
一、档案整理内容:
1、档案鉴定
2、查重、剔除不归文件
3、分类、保管期限设置
4、档案内容排序、托裱修补
5、编页、档号划分
6、盖档号章及填写档号内容
7、案卷封面/案卷目录/卷内目录/备考表/脊背的信息著录
8、案卷封面/案卷目录/卷内目录/备考表/脊背的信息打印、装订
9、成品档案装盒、排架及质检
二、档案录入内容:
1、全宗号、分类号
2、年度、档号、卷号、件号
3、文号、文件题名、副标题、关键词
4、责任者、页数、日期
5、保管期限、密级
6、案卷题名、机构(问题)
7、盒号、互见号
8、挂接路径、库房存放位置
9、备注
常见的几种档案整理类别
1、文书档案归档整理
文书档案是反映党务、行政管理等活动的档案。它记录了一个社会组织所从事的各类管理活动,如党群管理、财务管理、人事管理、业务管理等。文书档案通常是由办理完毕的有保存价值的文书转化而成,文件是法定机关、团体、企业事业单位和个人在各种活动中,为互相联系和处理事务等实际需要,用文字、图表等方式直接记录下来的具有完整体式和处理程序的信息材料。
2、科技档案的整理编目
科技档案的整理工作,就是由档案部门对收集来的科技档案,按其形成规律和特点,进行科学分类、系统排列及编目的工作。这项工作包括系统整理和科学编目两部分。系统整理包括对案卷的分类和排列,以真实反映科技、生产活动的历史面貌,保持其有机联系。
3、会计档案的整理
会计档案整理工作的内容主要包括:分类、立卷、排列与编目等环节。
4、归档实物档案整理
归档实物的整理就是将归档实物以件为单位进行鉴定、分类、排列、编号、著录、上架,使之有序化的过程。归档实物的整理单位。一般以每件实物为一件。实物档案的整理应遵循保持实物档案的有机联系、便于保管和利用的原则。
5、声像档案的整理
声像档案种类比较多,但在一般机关、团体、企事业单位,常见的主要有录音、录像、照片档案。
6、电子档案的整理
电子档案是指利用计算机技术形成,经鉴定具有保存和利用价值,按照有关电子文件归档管理规定处理并且已经归档的电子文件。
7、人事档案整理
人事档案是人事管理活动中形成的,记述和反映个人经历和德才表现,以个人为单位组合起来,以备考察的文件材料。主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的,是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录。是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映。