云南昆明档案扫描数字化加工
2022-05-25 09:54:44

案例分享丨“三个助力”完成脱贫攻坚档案归集工作

汉大科技,让档案更智慧

开展脱贫攻坚档案归集工作,是新时代新成就国家记忆工程建设的系列工作,是贯彻落实习近平总书记“把蕴含党的初心和使命的红色档案保管好、利用好,把新时代党领导人民推进实现中华民族伟大复兴的奋斗历史记录好、留存好”批示精神的重要举措。伊金霍洛旗档案史志馆采取“三个助力”,高质量完成了伊金霍洛旗脱贫攻坚档案归档整理工作。

脱贫攻坚档案

由于脱贫攻坚档案归集工作复杂繁琐、专业性强,在工作开展中遇到如下几个问题:一是基层档案工作人员流动性大,专业技术掌握不够扎实。有的档案工作人员在离职时,由于各种衔接不到位,使档案工作出现脱节问题,新来的工作人员业务不熟练而导致归档不规范。

二是扶贫档案的质量有待提高。扶贫档案管理人员业务素质偏低,对材料的收集范围不明确,对文件材料的整理、分类及归档处理不规范,导致现实中归档文件收集范围不够具体化,整理归档落实不够规范化,实施过程流于形式化。

鉴于以上问题,伊金霍洛旗档案史志馆从以下几方面着手:

干部队伍助力,提升归档品质。伊金霍洛旗档案史志馆坚持人才是第一资源的基本原则,抽调6名档案业务骨干成立了脱贫攻坚档案业务指导组,分批次下乡对6个镇、138个村二级档案员进行分级、分层次专项业务培训,按照内蒙古自治区扶贫开发领导小组办公室和内蒙古自治区档案局印发的《关于做好精准扶贫档案工作的指导意见的通知》(内扶组办发〔2019〕26号)和《精准扶贫档案整理规范》(DB15/T1375-2018),明确收集重点、归档范围和保管期限,将伊金霍洛旗脱贫攻坚过程中形成的材料,分为综合管理类、精准脱贫类、精准识别类、精准施策类、贫困户类等5类档案,分门别类进行详细业务指导,共开展了32场次,为脱贫攻坚档案规范整理奠定基础。

指导检查助力,提升归档速度。伊金霍洛旗档案史志馆以整理脱贫攻坚档案为契机,主动与其他单位对接、积极作为。将档案归集工作由“事后把关”转变为“事前指导”,及时跟进收集脱贫攻坚相关文件资料,严把收集整理质量关、严格对标对表,指定专人负责,对整理过程中存在的问题进行整改。由于各种资料要根据保管期限、材料属性等分门别类,每名业务干部都要反复讲解很多遍,实际操作中还是会存在这样那样的问题,一份档案通常要审核3遍以上才能完成归档工作,使得档案资料识别清晰、逻辑明确,方便日后查阅和利用。

科技支撑助力,提升管档水平。升级档案管理软硬件设施,将功能用房改造为档案库房,完善档案科技规划管理,建立脱贫攻坚专题档案库,将审核合格的档案导入“伊金霍洛旗脱贫攻坚档案专题数据库”,并将归集整理好的元数据与软件应用系统衔接,方便群众查阅利用。严格执行档案数字化加工场所安全及保密制度,强化过程监管,确保数据安全。同时完善档案目录数据库,规范档案数字化副本数据存储结构和交换格式,利用移动硬盘多套备份档案数字化副本,实现纸质化、数字化“双进馆”。

截至2022年3月底,伊金霍洛旗6个乡镇脱贫攻坚电子目录已全部移交。共接收进馆纸质档案8701卷,案卷目录8701条。这些档案卷宗,文字图片清晰地记录了伊金霍洛旗脱贫攻坚的伟大历程,客观全面反映脱贫攻坚取得的成果。下一步伊金霍洛旗档案史志馆将继续保持常态,抓好各类档案的规范性整理和归档工作。

作者:鄂尔多斯市伊金霍洛旗档案史志馆 侯丽 席阳

来源:伊金霍洛旗档案史志馆公众号

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